Collecte-beheerders handleiding

Blogopmaak

Wat kun je als collecte beheerder allemaal in jullie eigen kerk app doen?

01 Starten met de app

02 Collecte aanmaken

03 Collecte stoppen / wijzigen

04 Speciale inzamelingsacties

05 Rekening en geldbeheer

06 hoe werkt saldo?

Jouw rol in het kort

Als collecte-beheerder heb je andere rechten dan een app-beheerder. Je hebt de bevoegdheid collectes en inzamelingsacties toe te voegen, aan te passen en te verwijderen.

Starten met de app

Om te beginnen maak je een account aan. Dit doe je met het mailadres wat opgegeven is voor het collecte-beheerderschap. Dit e-mailadres is bekend bij de contactpersoon uit jullie gemeente die ons geholpen heeft met het bouwen van de app. Je maakt een wachtwoord aan, en krijgt een mail om dit te bevestigen.

Je kunt nu in de app. Als je de app opent krijg je de mogelijkheid meldingen aan te zetten. We adviseren dit ook te doen, zodat je niks kan missen! Je kan in de app per groep kiezen of je de meldingen daarvan ook daadwerkelijk aan wil laten.

Het geven van giften is een belangrijk onderdeel binnen de kerk. Iedere gemeente heeft haar eigen manier waarop dit geregeld wordt. Wij helpen jullie door zoveel mogelijk aan te sluiten op jullie werkwijze. Er zijn meerdere manieren om collecten en zelfs hele collecte roosters in jullie app te krijgen en deze te beheren. Handmatig in de app, via de Donkey Stable of via de Donkey Mobile servicedesk. Hieronder wordt elke mogelijkheid verder uitgelicht.

Collecten aanmaken

Collecten aanmaken is de voornaamste taak van een collecte beheerder. Naarmate de gemeente de app meer en meer gebruikt zal iedereen verwachten dat de collecten automatisch iedere dienst in de app staan. Hoe krijgen we dit voor elkaar? Op twee manieren. Een collecte rooster inladen of handmatig snel collecten in de app toevoegen.

Collecte rooster uploaden

Om het werk voor jezelf zo gemakkelijk mogelijk te maken raden wij aan om een collecte agenda in de app te laden. Zodat automatisch iedere dienst de juiste collecten getoond worden in de app zonder dat je er omkijken naar hebt. Hebben jullie een collecte rooster voor het hele jaar vastgesteld? Super! Hoe krijg je hem in de app?

Download de collecte agenda template en open hem in excel of een vergelijkbare programma.
Vul deze template met jullie eigen collecte rooster.
Sla het rooster op.
Upload het rooster in de Donkey Stable

Hebben jullie nog geen toegang tot de Stable? Mail dan naar support@donkeymobile.app.

Hoe werkt het rooster?

Je hoeft in het rooster alleen een collecte doel en start datum/tijd toe te voegen. Het systeem groepeert dan alle collecten met dezelfde start datum en tijd en toont ze tegelijkertijd in de app.

Een collecte wordt dan in de app getoond tot de volgende collecte op het rooster aan de beurt in. Zo kan iedereen die vanuit huis later terugkijkt of later wilt geven dat gemakkelijk doen!

Wanneer er geen collecte op het rooster staat zorgen wij dat er een open collecte (de zogenoemde default charity met de titel: "Hoeveel wilt u geven?") gestart wordt. Zo kan er altijd giften aan de kerk gegeven worden!

Vanuit de app collecten toevoegen

Vanuit de app kun je altijd gemakkelijk collecten aanmaken indien nodig. Is er een ongeplande collecte toegevoegd aan een dienst of een extra dienst ingeroosterd? Dan kunt u gemakkelijk op de dag van aanvang een collecte aanmaken in de app. Collecten die via de app aangemaakt worden komen direct in de app te staan. Maak dus de ochtend of middag voor de dienst de collecte aan!

Open de app.
Ga naar 'geven'.
Klik op 'collecte toevoegen.
Kies een pakkende collecte naam en voeg optioneel een beschrijving toe.
Klik op aanmaken.
Vul de door u ingestelde pincode in. Heeft u nog geen pincode ingesteld? Dan vraagt de app automatisch of u er één wilt aanmaken. De pincode is een extra beveiliging dat een onbevoegd persoon niet makkelijk met uw telefoon collecten kan aanmaken, verwijderen of wijzigen.
Hierna heeft u succesvol de collecte toegevoegd en verschijnt deze op het collecte scherm!
U kunt de collecte ook delen op de tijdlijnen van de gebruikers. Dit door het icoontje te gebruiken naast het plusje rechtsboven. Deel de collecte bijvoorbeeld op de tijdlijn van de hele kerk! Zo maak je mensen op makkelijke wijze attent op het collectedoel/de collectedoelen.

Collecte stoppen of wijzigen

Ook al is er een collecte rooster ingeladen of zijn de collecten handmatig toegevoegd, toch kan het natuurlijk voorkomen dat je tussentijd de collecte wil sluiten of aanpassen. Hoe?

Open de app.
Ga naar 'geven'.
Houd de collecte naar keuze ingedrukt; er verschijnt een menu met de opties: ‘collecte aanpassen’ of ‘collecte stoppen’.

Druk op collecte stoppen en conformeer je keuze.
Druk op collecte wijzigen om de collecte beschrijving aan te passen. De naam van een collecte kan nooit aangepast worden. Het kan dat de naam van een collecte veranderd wordt terwijl mensen er al voor gedoneerd hebben. Zo wordt voorkomen dat giften die bedoeld zijn voor een specifieke collecte in onze rapportages naar jullie onder een feitelijk incorrecte naam getoond worden.

Na 4 tot 24 uur van het stoppen van een collecte sturen wij een rapportage van de collecte opbrengsten. In deze rapportage worden alle collecten getoond die afgelopen zijn. Per collecte wordt het totaal ingezameld bedrag getoond naast het totaal van alle collecten. Lees meer over te rapportages en geldstromen onder de kop 'Rekening en geldbeheer'. Ontvang je de rapportages zelf niet? Dat kan. Door onze contactpersoon van uw gemeente is 1 of meerdere email adressen opgegeven als rapportage ontvangers. Collectebeheerders zijn dat niet per definitie. Wil je de rapportages ontvangen? Vraag dan aan de hoofdbeheerder/ons contactpersoon van jullie gemeente om het aan ons door te geven.

Speciale inzamelingsacties

Af en toe is er een speciale doel waarvoor veel geld ingezameld wordt. Een Giro 555 actie, noodhulp of zelfs actie kerkbalans. Deze acties werken in de praktijk vaak net anders dan een collecte. Gedurende een langere periode wordt zoveel mogelijk geld ingezameld.

Inzamelingsactie aanmaken

Hoe maak ik zo een actie aan?

Open de app.
Ga naar 'geven'.
Klik op het plusje rechts bovenin het scherm.
Kies een naam en klik op ‘volgende’.
Voeg informatie en eventueel afbeeldingen, filmpjes en bijlagen toe. Maak een mooie pagina om het speciale doel zo goed mogelijk onder de aandacht te brengen!
Klik op ‘start actie’.
Vul weer je pincode in.
Bekijk je net aangemaakte actie!

Inzamelingsactie stoppen of bewerken

Een inzamelingsactie wordt niet automatisch gestopt. Hij blijft in de app staan totdat jij of een andere collecte beheerder hem handmatig stopt. Zodra de inzamelingsactie gestopt wordt sturen wij weer een rapportage met de opbrengsten!

Open de app.
Ga naar 'geven'.
Boven de balk die je saldo weergeeft staan tabbladen. Kies het tabblad van de inzamelingsactie die je wilt stoppen.
Onderaan het scherm zie je twee opties. 'Actie stoppen' en 'Actie bewerken'.

Door op stoppen te klikken verschijnt er een conformatie scherm om je keuze te bevestigen. Klik op actie stoppen en ververs je app door een 'pull to refresh' uit te voeren of je app opnieuw te openen. Je zult nu zien dat de actie weg is. Na 4 tot 24 uur versturen wij de rapportage met alle opbrengsten.
Door de actie te wijzigen kun je altijd nog meer media bestanden of uitleg over het doel toevoegen.

Rekening en geldbeheer

Wat gebeurt er nu met het geld dat gegeven wordt? Mensen kunnen een saldo opladen maar ook direct via iDeal aan de collecten geven. Hoe krijg ik inzicht in de geldstromen? Dit zijn relevante vragen als u naast collecte beheerder in de app ook degene bent die het bankrekening van de kerk beheert.

Er kan altijd vanuit de app aan een goed doel gegeven worden of saldo opgeladen worden door gemeenteleden. Dit werkt in de app op een vergelijkbare manier zoals je eventueel gewend bent van collecte bonnen/munten.

Hoe komt het geld op onze rekening binnen?

Iedere woensdag maakt onze betaalpartner het hele bedrag over dat de afgelopen week via de app is ingezameld. Dit bedrag bestaat uit de opgeladen saldo’s en eventuele directe giften die niet vanuit saldi gegeven worden.

Het bedrag dat op jullie rekening verschijnt is dus de totale som van alle giften en opgeladen saldi van de afgelopen week. Dit gebeurd in 1 transactie waardoor niet meer de individuele giften te onderscheiden zijn. Dit bedrag is dus vergelijkbaar met wat mensen in 1 week zoals vroeger aan collecte bonnen/munten zouden kopen. Hier zit ook nog een bedrag in wat mensen direct aan giften gegeven hebben. Om het rekenwerk jullie uit handen te nemen sturen wij jullie rapportages per collecte waarin staat hoeveel voor het doel ingezameld is. Zo hoeven jullie niet uit te rekenen hoeveel uit saldo gegeven is en hoeveel direct.

Let op:

Let op: het bedrag dat jullie woensdags op jullie rekening ontvangen zal nagenoeg altijd verschillen met het bedrag dat getoond wordt in de collecte rapportages. Dit komt doordat mensen vroegtijdig een groot bedrag aan hun saldo toevoegen en deze niet in een tijdspan van 1 week uitgeven. Kijk dus op jullie rekening welk bedrag via de app binnen gekomen is. Wanneer jullie een rapportage ontvangen kunnen jullie uit deze grote pot met geld de juiste bedragen apart zetten voor elk individuele doel.

Hoe weet ik welk bedrag voor welk doel bestemd is?

Nadat een collecte of inzamelingsactie gesloten is sturen wij binnen 4 tot 24 uur een rapportage waarin alle opbrengsten uiteengezet zijn. Iedere collecte wordt met naam, start datum, start tijd en totale opbrengsten weergegeven. Zie de afbeelding hier onder voor een voorbeeld van een rapportage.

Vanuit privacy doeleinden is gekozen om mensen anoniem giften te laten geven. In de rapportages is niet te zien wie er allemaal (of hoeveel) giften gegeven hebben.

Hoe werkt saldo?

Mensen zullen wellicht aan je gaan vragen hoe het werkt met saldo en waarom dit nodig of handig is. Hierbij volgt een eenvoudig stappenplan wat je kan gebruiken.

iDeal betalingen brengen kosten met zich mee. €0,29 om precies te zijn. Om dit te betalen iedere keer dat je aan een collecte wilt geven is zonde. Daarom werken we met een saldo. Dan betaal je één keer de transactiekosten en kun je voortaan vanuit dit saldo snel en zonder kosten giften geven! Het is dan immers niet meer nodig om voor iedere gift een iDeal transactie te doen. Snel, gemakkelijk en veilig via de app!

Saldi dat opgeladen zijn worden iedere woensdag naar de rekening van jullie gemeente overgemaakt. Via een tussenrekening van onze betaalpartner Buckaroo wordt het geld direct overgemaakt. Wij beheren dit niet. Zo heeft jullie gemeente al beheer over het geld voordat het een specifiek doel gekregen heeft. Net als collecte bonnen kopen!

Hoe laad ik mijn saldo op?

Ga in de app naar ‘geven’.
Er verschijnt een fotootje van jezelf, met daarnaast ‘Mijn saldo’ en een bedrag. Rechts daar weer van staat ‘opwaarderen’. Klik daarop.
Voer een bedrag in dat je aan je saldo wilt toevoegen.
Selecteer je bank en klik op het pijltje.
De app verwijst je via iDeal veilig door naar de betaalomgeving van je eigen bank.
Het door jou gekozen bedrag komt in de app te staan en vanaf nu kun je daar vanuit geven aan de collecte-doelen.

Handige tip:

Ook opgeladen saldi is voor de belasting aftrekbaar. Op je bankafschrift komt de tenaamstelling van je gemeente te staan. Ook al gaat het geld via een betaalrekening, de belastingdienst kan zien waar het geld heen gaat en via welke rekening.

< Ouder bericht

Nieuwer bericht >